Directiesecretaresse

Wij zijn op zoek naar een betrouwbare en ervaren directiesecretaris die een essentiële rol speelt binnen de directie van onze klant. Als directiesecretaris ben jij de schakel tussen de directie en andere interne en externe partijen. Je zorgt voor een vlotte administratieve en organisatorische ondersteuning, zodat de directie haar strategische doelen efficiënt kan realiseren.

Takenpakket:

Als directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken:

Onthaal en administratie

• Beheren van binnenkomende oproepen, het filteren ervan en doorverbinden naar de juiste personen.
• Vertrouwelijke verwerking van post en documentatie, inclusief het beheren van de standaardcorrespondentie.
• Beheren van e-mails en agenda van de hiërarchisch verantwoordelijke, inclusief het stellen van prioriteiten.
• Onthalen van bezoekers en beantwoorden van vragen.
• Archiveren van documenten (zowel digitaal als op papier).
• Typen van teksten en voorbereiden van dossiers voor het directiecomité.
• Technische ondersteuning bieden aan de hiërarchisch verantwoordelijke.

Organisatie van vergaderingen

• Coördineren van interne en externe werkoverleggen en vergaderingen.
• Voorbereiden van agendapunten, presentaties en rapporten.
• Notuleren van vergaderingen en het zelfstandig uitwerken van notulen.
• Bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en uitvoeren van werkzaamheden na vergaderingen.

Overige verantwoordelijkheden

• Organiseren van interne en externe evenementen.
• Werken aan specifieke opdrachten die door de directie worden opgedragen.
• Onderhouden van contacten met bestuursleden, commissies, medewerkers en externe relaties.
• Samenwerken met andere directie- en secretariaatsafdelingen.
• Uitvoeren van opzoekingswerk in opdracht van de hiërarchisch verantwoordelijke.

De organisatie is een zorginstelling die zich richt op het bieden van thuiszorg, met als doel de zelfstandigheid en levenskwaliteit van cliënten te bevorderen. Ze werkt nauw samen met andere zorgpartners en legt de nadruk op cliëntgerichte zorg en persoonlijke benadering. De organisatie streeft naar hoge kwaliteitszorg in een ondersteunende en professionele werkomgeving.

Wij zoeken een proactieve en goed georganiseerde kandidaat die voldoet aan de volgende criteria:

Kennis en ervaring

• Je hebt een eerste gelijkaardige ervaring achter de rug.
• Kennis van interne afspraken en procedures binnen de organisatie.
• Vaardigheid in communicatie, zowel intern als extern.
• Uitstekende beheersing van IT-toepassingen.
• Beheersing van dactylo.

Competenties

• Hoge mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
• Sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden.
• Oog voor detail en vertrouwelijkheid in de verwerking van documenten.
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische werkomgeving.

• Tijdelijke opdracht van 3 maanden
• Dynamische en veelzijdige werkplek in een zorginstelling
• Professionele ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden
• Werken in een team van gemotiveerde collega’s

Ben jij de gedreven en ervaren directiesecretaris die we zoeken voor deze tijdelijke opdracht? Solliciteer dan nu en maak het verschil!